В своей статье для журнала The Atlantic писатель Джо Пинскер разделил получателей электронных писем на две группы: у одних людей папка "входящие" до отказа заполнена непрочитанными сообщениями, другие же читают, всё, что им присылают. Кстати, многие по привычке моментально отвечают на все входящие письма, а некоторые отвечают на послания лишь несколько дней спустя.

Как бы то ни было, как автор письма, вы изначально ждёте на него ответа - неважно 30 ли минут прошло или три дня. В конце концов, какой смысл писать электронное сообщение, если вы не хотите, чтобы его прочли? Почему бы не увеличить свои шансы на получение ответа?

Когда количество деловой корреспонденции в 2015 году увеличилось до 76-ти "официальных писем" за день, многие люди буквально потерялись в этом круговороте. Как же сделать так, чтобы получатель письма на него ответил? Вот несколько вполне практичных советов.

1. Краткость - сестра таланта

В статье "Как получить ответ на своё письмо?" писатель Джон Брэндон поделился своими наблюдениями. Так, он пришёл к выводу, что большая часть людей ответит на письмо, если оно написано простым языком. Кроме того, сообщение не должно насчитывать в общей сложности более ста слов, а предложение легче читается, если оно состоит из 3-4 слов. 

Наверное вы удивитесь, как можно раскрыть смысл сообщения всего лишь в нескольких простых словах. Пожалуй, стоит помнить, что это не единственное письмо, которое вы отправите этому человеку. Избавьтесь от всего лишнего. Оставьте только суть сообщения, нюансы можно будет обсудить уже в процессе переписки. Пишите максимально коротко и ясно.

2. Пишите о полезном

Лили Херман, автор портала Muse, заметила, что когда в письме она оставляла ссылку на материал, который с её точки зрения, был интересен читателю, 85 процентов респондентов отвечали на её сообщение, причём в течение суток. Ещё один плюс такого подхода: он практически сводит на нет страх перед незнакомыми людьми, особенно когда вы пишите им впервые. Кроме того, вы не будете выглядеть эгоистом, если в вашем письме есть то, что другой человек найдёт интересным или полезным. 

Не знаете, чем поделиться? Лили Херман в своей статье привела примеры ссылок, которые использовала она сама. А ещё можно отправить ссылку на материал, где публикуются подробности какого-либо предстоящего события; видео, посвящённые технологиям, развлечениям или дизайну, а также информацию о волонтёрских программах или возможностях налаживания деловых связей.

3. Отправляйте письма правильно

Эти советы безусловно могут помочь, однако есть вероятность, что далеко не на каждое электронное письмо вы получите ответ. Бывает и так, что ваше письмо было отправлено в неподходящий для человека момент. В таком случае, неважно, насколько оно блестяще написано, сообщение может оказаться на дне папки "входящие".

Не бойтесь отправлять письма повторно. Подождите хотя бы сутки, а затем отправьте письмо ещё раз (только, пожалуйста, удалите информацию, о том, что письмо перенаправлено из темы сообщения).

Отключите функцию отчёта о прочтении письма. Если вам необходимо подтверждение того, что ваше сообщение не ушло в небытие, лучше задайте вопрос. Например, "Удалось ли вам изучить все изменения, которые я внёс (внесла)?" или "Вы смогли открыть прикреплённое приглашение?". Ответное письмо вы получите тогда, когда адресат знает, ответ на какой вопрос вас интересует.

Если вы потратите чуть больше времени на написание сообщения, вряд ли оно останется без ответа.